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オフィスの文書管理(ファイリング)

文書管理で"業務効率UPを!

  • 重要な書類を個人で管理していて、本当に重要な書類がどこにあるか分からない・・・
  • すぐに欲しい書類がすぐ取り出せない・・・
  • 書類が多く収納スペースが大きくてオフィスが手狭・・・

この悩みを従業員、全員で積み上げたらどうなるでしょう?
お分かりの通り、とても大きく無駄なコストがかかっています。

オカムラでは多くのコンサルティング実績によりお客様の文書管理をサポート・ご支援します。

文書を管理する目的

文書管理の目的は大きく3つあります。

企業活動を効率的かつ持続的な活動にしていくためにすべてが必要な要素です。

そのために「いつでも、だれでも」必要な文書を即座に取り出せる環境をつくることがとても重要になります。

  • 重要文書の確保
  • 業務効率の向上
  • スペースの効率化

文書管理の3つのポイント

書類を削減するだけでは、一時的な活動で終わってしまいます。お客様のオフィスで文書管理を継続していくためには、3つのポイントがあります。

  • 保存・保管する文書を決める
  • 保管期間の基準を決める
  • 維持管理体制を決める

文書管理のコンサルティング

  • ■豊富な弊社事例と知見から最適な進め方を提案します。
  • ■ルールを変えるために必要な調査項目の選定と結果分析を行います。
  • ■専門家の立場から社内への勉強会を実施します。

オカムラでは現状と目指すゴールに合わせて、最適な進め方、必要な調査項目、社内の勉強会などをご提案します。

  1. STEP-1

    基本構想の確立

    このSTEPのゴール

    「何を」「誰が」「どこまで」整備するか、全体スケジュールをどう組み立てるかといった全体構想を策定します。

  2. STEP-2

    現状収納量の把握

    このSTEPのゴール

    現状の文書管理状況を調査し、文書の量と質を把握して課題を抽出します。

  3. STEP-3

    文書の廃棄・移管

    このSTEPのゴール

    新しいルールを策定するために、不要な文書を削減します。

  4. STEP-4

    文書整備基準等の策定

    このSTEPのゴール

    調査結果を元に文書整備基準の策定と整備手順書の作成を行います。

  5. STEP-5

    各種「文書整備手順書」に基づく整備

    このSTEPのゴール

    新基準、整備手順を社員に理解してもらい、整備活動を実施します。

  6. OPTION

    巡回点検・指導

オフィス移転を機に文書削減を実施する例

オフィス移転に機に文書削減を実施するケースが多くみられます。

従業員に文書削減に協力してもらうには、ただ減らすだけでなく、新オフィスで目指すべき姿の実現に重要な活動であることの意識づけが重要です。

計画的に段階を踏んでオフィス移転実施までに、移転元で文書削減を実施し、お客様のニーズと期間に

合わせて、メニューとスケジュールを組み立てます。

「オフィス移転プロジェクトの発足」「現状収納量の把握」「オフィスの趣旨説明 & 文書削減説明」「文書削減作業」「削減後収納量の把握」「移転作業」「オフィス移転」

コンサルティング実績と効果

移転を機に文書管理のコンサルティングを実施した企業では、移転の前・後で平均して4割弱の削減に成功しました。

「当社コンサル実施 平均削減率」「執務室38%削減」「書庫室34.4%削減」「全体37.4%削減」
2008年~2014年にコンサル実施24件の移転前後の文書量平均値

オフィスの文書管理(ファイリング)の事ならオカムラへ

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