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オフィスレイアウト

会議・ミーティングスペース

会議・ミーティングスペースの役割

会議・ミーティングと一口に言っても「アイデア出し」「課題検討」「まとめ・意思決定」と目的により設え・仕組みを考える必要があります。

会議・ミーティングエリアで検討する機能

「アイデア出し」
オープンミーティングが有効
「課題検討」
もっとも頻度が高く生産性を上げることはとても大事です
内容の幅が広い為、多くのサポートツールを検討して活用する様にしましょう
「まとめ・意思決定」
まとめはフォーマル、クローズで落ち着いた環境で

また会議・ミーティングは社内で行うもの、社外と行うものがあり、設置場所・数・スペース配分が重要です。会議・ミーティングを支援するツールや最新のトレンドも併せてご紹介します。

「アイデア出し」はオープンミーティング

特に会議室を予約をせずに、必要な時にぱっと集まりスタート出来る場所があると便利です。

アイデア出しには、仕切られた個室ではなくオープンな場所が適しています。

具体的には窓際の明るいスペース、エリアとエリアの交差点となるクロスポイントが最適です。

また、方向性を模索する段階では、タブーは無くカジュアルな環境がお勧めです。

集まった人だけではなく、たまたま通りかかった人からもアドバイスがもらえるオープンな雰囲気を出すことも良いでしょう。

皆が同じ視線・姿勢である必要もない為、そこにあるイスやテーブルも色々なカタチ・カラー・サイズでも良いかもしれません。植栽・景色といった自然を感じられるものを配置すると効果的です。

会議室の写真-1
会議室の写真-2
会議室の写真-3

課題の検討、プロジェクト会議は多様なツールがサポートする

デスクエリアのすぐ側に6~12人のミーティングルームを設置し、他チームの様子がわかるガラスパネルで区画すると、仕事の見える化ができます。

課題検討には基礎資料も多くある為、ICTの活用が有効です。

時にはホワイトボート、マグネットといったアナログな仕掛けも活用しましょう。

PROJECTルームとして短期間使用するならばソロワークが出来るツールも用意しましょう。

会議室の写真-4
会議室の写真-5

会議・ミーティングスペースのトレンド

ハーバード・ビジネス・スクールの調べでは、会議は1ヶ月のうち約60時間もあるそうです。

仮に60時間とした場合、時間単価を掛けたらどの位のコストがかかっているでしょうか。

オカムラでは、会議時間短縮やより活発な議論が行えるような場づくりを提供しています。

会議時間の短縮にこの一手「立ち会議」

・ 立ち会議の3つのメリット
  1. はかどり具合
  2. 会議時間の短縮
  3. アイデアが出やすい
立ち会議のイメージ-1

だらだら会議が続いてしまうのは、その場所の居心地が良いからです。

仮に立って打合せ、ミーティングをしたらどうでしょうか。

人は30分以上立ち姿勢を続けると、半数の人が疲労を感じるという当社調査があります。

30分で終わる会議、メリットを感じませんか。

また、人と人の距離や位置関係、目線によりコミュニケーションの質や雰囲気が変わります。

立ち姿勢で程よい距離感では、自然とコミュニケーションが生まれやすくなります。

当社では、数年前より社内で積極的に立ち会議を行っていますが、座り会議よりも「効率よく進行するように努める」や「メンバーと身近な雰囲気が出せる」 「話しやすい雰囲気になった」と言う声が多く聞かれます。

また、上下昇降ミーティングテーブルを使えば、立ち会議とフォーマルな会議をその目的や内容に分けて使い分けるように運用しています。ぜひ、おススメです。

立ち会議のイメージ-2

アイデアが出やすくなる「カジュアルな雰囲気の会議室」

当社調べでは、カジュアルな雰囲気のほうが、通常の会議室の雰囲気より、40%以上も多くのアイデアが出ることが分かっています。

床・壁の素材や照明などを工夫して、カジュアルな雰囲気を演出してみましょう。

また、視線の高さを変えることもオススメです。立ち会議スタイルやソファなどの座面の低い家具を積極的に使ってみましょう。

目線の高さが変われば、気分も変わり、コミュニケーションの質も変わります。目線の低いソファタイプ席では、リビングにいるかのようなリラックスした気持ちで、本音のインフォーマルな意見交換が起こりやすく逆に目線の高いタイプは、自由闊達な短期での意見交換に向いています。

部屋の雰囲気と出てくるアイデア量の関係
カジュアルな雰囲気の会議室のイメージ

目標面接やコーチング、ティーチングに役立つ 「1on1 Room」 

1on1ミーティングという言葉を耳にしたことはありますでしょうか?

米国シリコンバレー企業などでは既に文化として根付いている世界的に注目を集める人材育成手法です。

上司と部下が1対1で行うため、適当な場所がなかなか見つかりません。

上司と部下がじっくり話し合え、コミュニケーションが取れる環境やメンタルヘルスケアに適した環境など、1対1や少数に適した「1on1ルーム」は今後必要になってくる環境でしょう。

1on1ルームのイメージ

会議・ミーティングスペースの事例

  • 委員会室
  • 議場
  • 特別会議室
  • 3F 相談室
  • 3F 小会議室

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