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オフィス移転の流れと準備|計画立案などの段取りから後処理まで

オフィス移転作業は、多岐にわたります。移転先となる新オフィス探しや旧オフィスの解約、引越し業者・内装工事業者の選定、荷物の梱包作業、各種届出の提出など、オフィス移転に関するタスクは煩雑になりがちです。
オフィス移転を効率的に進めるために、担当者と作業分担しつつ入念に準備しましょう。

当記事では、オフィス移転の流れと必要な準備について解説しています。「オフィス移転を遅滞なく終わらせたい」「失敗しないオフィス移転の方法が知りたい」という人は、ぜひ当記事を最後までお読みください。

1.オフィス移転にはしっかりとした準備が必要

オフィス移転は、会社にとって大事業と言っても過言ではありません。
何の準備もせずにオフィス移転を進めると、下記のような問題が発生する場合があります。

  • ・旧オフィスの退去日が差し迫り、引越し費用が高い業者と焦って契約した
  • ・新オフィスを詳しく調査しておらず、間取りなどがイメージと違っていた
  • ・新オフィスに必要なものが揃っておらず、通常業務が進まなくなった
  • ・新オフィスの整理整頓に人手が取られてしまい、十分な営業活動ができなかった

オフィス移転の前後にトラブルが発生し、企業活動が滞れば、その間の営業機会を損失するかもしれません。しかし、しっかりと準備した上でオフィスを移転すれば、オフィス移転後もスムーズに企業活動を再開することが可能です。

そのため、新オフィスへ移転するまで余裕を持ったスケジュールを立てて、万全の準備を整えた上でオフィス移転に臨みましょう。

2.オフィス移転の流れと行うべきこと

オフィス移転は、ただ新しいオフィスを見つけて引越しするだけではありません。旧オフィスの解約や原状回復工事、引越し業者の選定、届出の提出など、移転「後」はもちろん、移転「前」から入念に準備する必要があります。

ここからは、オフィス移転における一連の流れと行うべきことを解説します。

2-1.【移転決定前】移転計画立案

「オフィスを移転したい」と思ったら、まずはオフィス移転の計画を立てましょう。
オフィス移転をプランニングする際に重要なのは「オフィス移転の目的・コンセプト」を明確にすることです。

目的・コンセプトのポイント
なぜオフィスを移転するのか?
  • ・社員が増えたため今のオフィスでは狭い
  • ・毎月の賃料を安くしたい
  • ・駅から近く好立地の場所に移転したい
  • ・BCP対策として安全なビルに移転したい
  • ・働き方改革を推進したい
働く場である「オフィス」の経営課題は何か?
  • ・コミュニケーションの活性化が図れていない
  • ・リクルーター対策として、魅力的なオフィスでない
  • ・レイアウト効率が悪く、無駄なスペースがある
  • ・利益と賃料のバランスが見合わない
  • ・オフィスの場所がわかりにくく迷いやすい
いつオフィスを移転したいのか?
  • ・できるだけ早く移転したい
  • ・採用活動の結果を踏まえて来年に移転したい
  • ・賃料相場と相談して決めたい
移転後のメリット・デメリットは何か?
  • ・オフィス環境の改善で、従業員のモチベーション向上に繋がる
  • ・働きやすいオフィスで生産性を向上できる
  • ・賃料などの固定費を削減できる
  • ・オフィスビルの近くに駐車場がない
  • ・最寄り駅から遠くなる
  • ・通勤費が高くなる

オフィス移転の計画を考えるときは、上記の軸をもとに目的・コンセプトを明らかにしましょう。

2-2.【移転準備①】新オフィスの選定・旧オフィスの解約

オフィス移転の目的とコンセプトに合致する、新しいオフィスを探しましょう。
新オフィスを探す際は、下記の条件を参考に絞り込むと、希望する物件を見つけやすくなります。

入居に伴うコスト 賃料・共益費・更新料は必ずチェックする。
権利金や保証金が高額に設定されている場合があるため、金額には注意する。
新オフィスの場所 オフィスの立地が企業イメージを左右することもあるため、ブランディングやリクルーター対策を考慮する場合は、新オフィスの場所を慎重に選ぶ。
最寄りの交通機関 移転後の交通機関が変わることで、社員の通勤時間が長くなる、取引先へのアクセスが悪くなる物件は避ける。
電話回線数や電気容量などの設備 築年数が古いビルだと電気容量が低い場合があるため、移転後の企業活動に支障が出ないか確認する。
周辺環境 飲食店や銀行、郵便局、役所の有無など、自社にとって利便性の高い周辺環境なのかどうかチェックする。
駐車場の有無 営業車を使用する場合は、新オフィスの駐車場の有無や駐車料金を確認する。
ビルの使用可能時間 オフィスビルに入居する場合、何時から何時までビルを使用できるのか調べておく。

また、オフィスを移転する前には、現オフィスのオーナーや管理会社に解約を予告しなければなりません。解約通知は、解約希望日の3か月前または6か月前が一般的です。
オーナーや管理会社の意向により、原状回復条件や原状回復期間は異なるため、あらかじめ現オフィスの解約に関する契約内容を確認しておきましょう。

2-3.【移転準備②】新オフィスレイアウト作成・工事依頼

新オフィスの物件が決まれば、移転日の4か月前までにレイアウトを考えましょう。各部署に必要なスペースを洗い出し、会議室や応接室などの配置を決めます。レイアウトを考えるときは、オフィス移転の目的やコンセプトに合わせることがポイントです。

レイアウトの確定後、内装工事や電気・通信・空調工事を専門業者に依頼します。
余裕をもってオフィス移転を進められるように、各業者への依頼は移転日の3か月前に済ませましょう。

◯内装工事
内装工事が始まるまでに、企業イメージや移転目的を意識したレイアウトになっているか確認してください。収納スペースや電源の位置もチェックしましょう。工事当日までは、工事スケジュールに関して内装業者の担当者と定期的に連絡することをおすすめします。

◯電気・通信・空調工事
電気・通信・空調工事は、新オフィスのオーナーや管理会社が業者を指定する場合があります。特に指定がなければ業者を探し、工事費用の見積もりを出してもらいましょう。電話工事やLAN工事、消防設備工事などの施工日を決める際は、内装工事の日と被らないようにしてください。

2-4.【移転準備③】引越し業者の選定・備品の購入や買い替え

引越し業者の選定時は、移転日の2か月前までに複数の会社に見積もりを依頼し、引越し費用や作業内容を比較検討しましょう。「引越し業者はどこまでの作業に対応しているのか」「移転に伴う廃棄物も併せて処分してくれるのか」ということを基準にすると、引越し業者を選びやすくなります。

また、現オフィスの備品も確認し、必要があれば早めに購入手続きを済ませましょう。あらかじめ備品を購入することで、オフィス移転後の忙しい時期に備品が不足する事態を避けることができます。

2-5.【移転後①】旧オフィス原状回復工事・取引先への連絡

新オフィスに移ったら、専門業者に旧オフィスの原状回復工事を行ってもらいます。原状回復の方法については、事前にオーナーや管理会社に確認してください。

また、関係先や取引先、得意先に迷惑がかからないよう、オフィス移転後はすみやかにオフィス移転した旨を連絡しましょう。

2-6.【移転後②】各種届出・自社HPの更新や名刺の作り直し

オフィス移転が終わったら、さまざまな届出を提出しなければなりません。
オフィス移転に伴う必要な届出は、下記の表を参考にしてください。

届け先書類期限
法務局 本店移転登記申請書 移転後2週間以内
税務局 変更異動届出書 移転後1か月以内
社会保険事務所 適用事業所名称/所在地変更(訂正)届 移転後5日以内
労働基準監督署 労働保険名称所在地等変更届 移転後10日以内
公共職業安定所 雇用保険事業主事業所各種変更届 移転後10日以内
郵便局 郵便物届出変更届 移転後すぐ

また、自社ホームページや名刺に記載している住所も変更する必要があります。
ホームページの更新を請け負っている会社や名刺の制作会社に、住所変更の旨を連絡しましょう。なお、オフィス移転に伴い電話番号に変更が生じた場合は、電話番号の記載も修正する必要があります。

3.ダンボールや不要になった備品の処分方法はしっかりと確認する

オフィス移転では、引越しに伴う梱包資材や新オフィスで不要となった事務什器など、さまざまなゴミが発生します。

引越し業者が備品を引き取ってくれる場合もありますが、自分で処分しなければならない場合もあるため、新オフィスにおける備品の処理方法を事前に確認しておきましょう。

まとめ

オフィス移転の成否は、事前の準備にかかっています。新オフィスに移ってから業務をストップさせることなく、スムーズに企業活動を再開するために、移転前から入念に準備しましょう。

しかし、「オフィス移転の準備」と一口に言っても、移転計画の立案やオフィス探し、業者選定、旧オフィスの原状回復工事引越し作業など、オフィス移転に伴うタスクは多岐にわたります。専門的な知識が必要になることは勿論のこと、通常の業務に加えて、移転タスクの遂行があるため、移転担当者への業務的、時間的な負担はとても大きくなります。オフィス移転を成功させたいという人は、ぜひ当記事を参考にオフィス移転を進めてください。

また、オカムラでは、オフィス移転の計画立案時からレイアウトプランの作成、様々な工事業者選定や一括手配、オフィス家具の購入、引っ越し作業まで移転プロジェクトに関わる作業をワンストップでトータルサポートしています。オカムラのオフィス移転サービス) スケジュール管理から工事業者との調整、コスト管理、プロジェクト運営までを一括して請け負い、多忙なオフィス移転担当者様の時間的負担が大きく軽減できますので、ぜひご一緒にお手伝いをさせて下さい。

この記事は2019年12月10日に投稿されたものです

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