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オフィス移転の流れとは?各種手続きと注意すべきポイントを徹底解説

オフィスの移転は、基本的により良い環境を実現するために行われます。しかし、オフィス移転は個人の引っ越しとは異なり、多大な手間と労力が必要となるため、慎重に行わなければ思わぬ失敗をしてしまう場合があります。

そこで今回は、オフィス移転をスムーズに行うためにも、最初にやるべきことや必要となる各種手続き、移転のプロセスを詳しく紹介します。また、オフィス移転で注意すべきポイントも紹介しているため、オフィス移転に伴うリスクを最小限におさえ、より良い環境を実現したい方に必見の情報です。

目次



1.オフィス移転で最初にやることは?

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オフィス移転は、思い付きで実施してしまうと専門業者に任せたとしても、理想的なオフィスへ移転することはできません。満足度の高いオフィス移転を実現するためには、事前準備が非常に重要です。

オフィス移転の際は、まずは以下の3点を行いましょう。

 ・オフィス移転する目的と新オフィスのレイアウトを明確にする

 ・オフィス移転の流れを把握する

 ・オフィス移転に伴いすべきことをリスト化する

上記の3点を実施することで、スムーズにオフィスの移転作業を進めることができます。また、事前に全体の流れを把握しておくことは、突発的なトラブルを未然に防ぎ、スムーズに物事を進めることに繋がります。移転する段階になって慌てないように、事前に手順を把握しておきましょう。

2.旧オフィスから新オフィスに移転するまでの流れ

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オフィス移転は、契約の解除・新規契約・内装工事・業者の選定など、期日や時間に制約があるプロセスもあるため、長期間にわたるスケジュールを組む必要があります。

ここでは、旧オフィスから新オフィスに移転するまでの流れを解説します。

①計画立案
まずは、オフィスを移転する目的を具体的かつ明確に設計します。プランが決定し、移転先のオフィスの選定する際は、移転先と契約する前に必ず現場を見て最終調整を行いましょう。

②移転先オフィスの契約・旧オフィスの解約予告
新しいオフィスとの契約を結ぶと同時に、旧オフィスの解約予告を行います。一般的に、オフィス物件の賃貸契約は3~6カ月前の解約予告期間が定められています。ただし、解約予告期間は契約内容によって異なるため、注意しましょう。

③旧オフィスの原状回復の業者選定とプランニング
オフィスを退去する際は、原状回復工事を行って借りた時の状態に戻さなければなりません。移転の契約が成立したら速やかに施工会社を選定し、日時と必要となる内容の打ち合わせを行いましょう。

④オフィスプランニング
事前に作成したプランに合わせて、新オフィスのデザインやレイアウト、必要となる備品を具体的に突き詰めます。新しい設備の設置や内装工事など、外部の業者が必要となる箇所も同時に洗い出しておくことで、スムーズに移転作業を進めることが可能です。

⑤業者の選定・プランニング
設備の設置や内装工事、通信回線の各種工事などを委任する業者と、引っ越し業者を選定します。時間を要する工事は移転の日時から逆算し、余裕を持って日程と施工内容の打ち合わせを行うことが大切です。

⑥事前手続き・取引先などへの挨拶・最終確認
各種届出などの移転前に済ませておくべき手続きと、取引先や出入りの関連会社などへの移転の通知・挨拶を行います。各種届出の手続きと移転の通知・挨拶が完了したら、移転先の工事と旧オフィスの原状回復工事が完了しているかを確認し、漏れがないか必ずチェックしましょう。

⑦移転作業当日
移転作業の当日は、引っ越しを依頼した業者に立ち会い、プラン通りに進んでいるか進捗を確認します。機密に関する情報や自分で管理すべきものについては、特に注意して確認してください。

⑧移転後の各種手続き・最終確認
オフィス移転の後は、速やかに必要となる手続きに取りかかります。やり残したことはないか、トラブル発生個所がないかなどの最終確認を行いましょう。

3.オフィス移転に伴い必要となる各種手続き

img_transfer_3.jpgオフィス移転に伴う各種手続きの提出先や、期限はそれぞれ異なるため、膨大な時間を要します。また、提出が必要となる各種手続きの届け出を怠ってしまうと、罰則を受ける可能性があるため、事前に提出先や期限をしっかりと確認し、漏れなく届け出ることが重要です。

ここでは、オフィス移転に伴い提出すべき各種手続きを紹介します。

〇郵便物変更届
郵便物変更届の提出期日は特に設けられていませんが、移転後に提出すると新オフィスに郵便物が正しく届かない場合があります。そのため、移転先のオフィスが決まったら、早めに管轄の郵便局へ郵便局変更届を提出することがポイントです。

手続きによっては、担当者が会社との関係を証明できる社員証・健康保険証を持参する必要があるため、事前に準備しておきましょう。

〇本店移転登記申請書
オフィス移転に伴い会社の住所が変更する場合は、郵便局変更届の他、2週間以内に法務局へ本店移転登記申請書を提出する必要があります。本店移転登記申請書の手続きが完了しなければ、他の移転に伴う重要な手続きを進めることができません。スムーズにオフィス移転するためにも、本店移転登記申請書は必ず提出しましょう。

また、本店移転登記申請書を提出する際は、登記簿謄本・定款・印鑑証明などを準備する必要があります。本店移転登記申請書の提出期限は、短く手続きが複雑であるため、早めに司法書士に委任することがおすすめです。

〇適用事業所所在地名称変更届
オフィスの移転が完了したら、5日以内に適用事業所所在地変更届を移転前の管轄年金事務所へ提出する必要があります。適用事業所所在地変更届は、他の書類に比べて提出までの期限が短いです。法務局で登記簿謄本の移動手続きが完了したら、早めに適用事業所所在地変更届の手続きを済ませましょう。

〇事業年度、納税地、その他の変更異動届出書
事業年度、納税地、その他の変更異動届出書は、新旧オフィスそれぞれの納税地所管轄税務署で異動手続き完了済みの登記簿謄本を提出します。

〇給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書
給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書は、1ヶ月以内に移転前・移転後の所在地の管轄税務署へ書類を提出する必要があります。提出期限に猶予はありますが、移転前と移転後の両方の所在地を提出するため、漏れのないようしっかりと確認しましょう。

〇異動届出書・異動手続き完了後登記簿謄本
異動届出書及び移動手続き完了後登記簿謄本は、都道府県税事務所に提出します。移転前・移転後両方の管轄事務所で手続きしなければなりません。提出期限は移転直後となっているため、事前に準備しておくことが大切です。

〇雇用保険事業所変更届
雇用保険事業所変更届は、移転の翌日から10日以内公共職業安定所に提出する必要がありますが、24時間手続きができる電子申請で済ませることもできます。多忙でまとまった時間がとれない場合は、電子申請を利用すると良いでしょう。

〇労働保険名称・所在地変更届
労働保険名称・所在地変更届は、オフィス移転後に移転先住所管轄の労働基準監督署へ提出します。管轄の事務所によっては、内容確認の書類が必要となる場合があるため、事前に問い合わせてから手続きに向かいましょう。

4.オフィス移転で注意すべき2つのポイント

オフィス移転の際は、各種手続きはもちろん、住所変更に伴い銀行や取引先、外注先など、自社と関係のある企業への通達を行わなければなりません。
名刺や会社の封筒といった社内印刷物の差し替えをせずオフィス移転すると、重要な書類が届かなかったり、クライアントの来訪に支障をきたしたりする可能性があります。

ここからは、オフィス移転の際に見落とされがちな2つのポイント具体的に解説します。

4-1.あらかじめオフィス移転にかかる費用を計算する

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オフィス移転する場合、数百万単位のお金が必要となります。
以下は、新オフィスに移転する際にかかる費用です。

 ・原状回復費用

 ・賃貸契約にかかる費用

 ・内装工事費用

 ・引っ越し費用

 ・廃棄物の処理費用

上記の通り、オフィス移転をするためにはまとまった出費が必要となります。会社の経営に支障をきたしたり、支払い困難によりオフィス移転が滞ってしまったりといったリスクを回避するためにも、事前にオフィス移転に伴う費用を見積もりましょう。

不明瞭な部分は多めに見積もっておき、資金に余裕を持たせて不慮の事態に備えることがポイントです。

4-2.機密情報の書類はシュレッダーを使用して廃棄する

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オフィス移転の際には、不用品と共に長期保存している書類や不要となった書類を処分する場合もがあります。顧客情報や社外秘の機密情報、個人情報が記載されている書類を普通のゴミとして扱ってしまうと、情報漏洩事故発生のリスクがあります。不要となった書類は、必ずシュレッダーにかけて処分することがおすすめです。

紙媒体以外にも、パソコンなどの電磁的記録媒体には機密情報が含まれています。技術がある業者であれば、廃棄された端末から情報を簡単にサルベージすることが可能です。電磁的記録媒体を処分する際は、物理的に破壊してから処分しましょう。

まとめ

オフィス移転は大がかりな作業であるため、移転手順や手続きが必要な書類は事前に準備することが重要です。不要なリスクを最小限におさえることで、スムーズに新オフィスへ移転することができます。

また、事前準備だけでなく、注意すべきポイントをおさえることで、新オフィスで心置きなく仕事に集中することができます。オフィス移転を検討している方は、ぜひ今回の記事を参考にし、満足度の高いオフィス移転を実現させましょう。

この記事は2019年8月 5日に投稿されたものです

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