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オフィス移転の予算相場は?流れやするべきことについても解説!

オフィスを移転する際に特に気になる点は、「予算の相場」ではないでしょうか。オフィスの移転を行いたいと考えても、予算がはっきりしない限りは依頼することができません。

そこで今回は、オフィス移転の予算相場やオフィス移転を行う際の流れ、オフィス移転の費用を少しでも下げるための方法について詳しく解説します。記事を最後まで読めば、オフィス移転の予算相場を掴みやすくなるため、スムーズにオフィス移転を行えるでしょう。

1.オフィス移転の予算相場は?種類ごとに解説

オフィスの移転にあたり、「どれくらいの予算が適切なのか」と疑問に思う方もいるでしょう。オフィス移転の予算相場を把握するためには、まずオフィス移転にかかる費用の種類を知らなければなりません。
オフィス移転に必要な費用の種類は、大きく5つに分けられます。

ここでは、オフィス移転にかかる費用の種類を説明します。

1-1.原状回復の費用

原状回復の費用とは、簡単に言えば、退去するオフィスの修繕工事にかかる費用のことです。オフィスはマンションなどの賃貸住宅と異なり、経年劣化に関しても原状回復することが義務となっています。そのため、入居期間が短期間の場合や、汚れやキズがない状態の場合でも、オフィスの退去時には原状回復工事を行う必要があります。

原状回復にかかる予算相場は、坪単価で約3〜5万円です。大規模なビルは1坪あたり約5〜12万円と言われています。しかし、原状回復の費用は、オフィスの使い方や劣化の状況によって変動するため、正確な費用相場を出すことは簡単ではありません。
原状回復の費用が知りたい場合は、早めに業者に確認しましょう。

1-2.賃貸契約の費用

新しいオフィスの賃貸契約を締結するとき、さまざまな初期費用がかかります。オフィス移転の予算を出す際は、新しいオフィスの賃貸契約に伴う出費も考慮する必要があります。

○敷金(保証金)
敷金は、万が一の場合の担保として支払うお金です。50坪以下は賃料の3〜6か月分、51坪以上は賃料の6〜12か月分が、敷金の相場となっています。物件によっては敷金が高額となる場合があるため、契約前に確認しましょう。

○礼金
礼金は、貸借人がオーナーにお礼として支払う費用です。礼金の相場は、賃料の1〜2か月分と言われています。事業用のテナントで礼金が発生することはまれですが、物件によっては礼金が必要となるため、事前に確認してください。

○前家賃
前家賃は、賃貸契約時に支払う、入居する当月分の家賃のことです。月の途中から入居する場合、前家賃は日割りで計算されます。フリーレント物件の場合は、前家賃を支払う必要はありません。

○仲介手数料
仲介手数料は、物件を探してくれた不動産会社といった仲介業者に支払う費用です。仲介手数料の相場は、賃料の1か月分となっています。ただし、同じ物件でも仲介業者によって仲介手数料が異なる場合があります。宅地建物取引業法により仲介手数料の上限が定められているため、仲介手数料が高いと感じたときは法律で定められた範囲内の金額か確認しましょう。

1-3.内装の費用

内装の費用は、レイアウトや工事の方法などによって、かなりの幅が出てきます。
以下は、内装工事費用の内訳をまとめた表です。

内装レイアウトの設計

費用相場 概要
約1〜3万円/坪 オフィスのレイアウトや内装デザインの設計にかかる費用

各種設備工事

費用相場 概要
約20〜35万円/坪 内装・電気設備・防災設備・空調設備などの工事にかかる費用

配線工事

費用相場 概要
約5〜15万円/坪 ネットワーク回線や電話回線などの配線工事にかかる費用

オフィス家具

費用相場 概要
約5〜30万円/人 イスやデスク、ワゴンなど、オフィス家具の購入にかかる費用

建築設備費用については近年の建築ラッシュで費用が高騰しているため、新しいビルで建築設備工事を行う場合は工事費用が50万円となることもあります。

オフィスの内装は、社内で働く社員のモチベーションに大きく影響します。
そのため、内装にどこまで予算を割くべきか、慎重に検討する必要があります。

1-4.引越しの費用

オフィスの引越し費用は、2種類に分類できます。

○引越し費用
書類やパソコンなど、荷物の運搬作業を業者に依頼する際にかかる費用です。引越し費用の相場は、社員1人あたり約3万円と言われています。社員数が多いと相応の費用がかかるため、注意しましょう。また、貴重品、美術品、重量物、機密文書などの特殊な物を運搬する際は別途費用が必要です。

○不用品の処分費用
不用品の処分費用は、不用品の量によって大きく変動します。移転に伴って整理整頓する中で予想以上に不用品が発生し、多大な処分費用が必要となる場合もあります。その際はリサイクル業者に不用品買取を依頼するなど、工夫を凝らすことをおすすめします。

1-5.その他の費用

その他にも、オフィス移転の予算にはさまざまな要素を含まなければなりません。

○移転告知・印刷物修正費用
取引先へのオフィス移転のお知らせや、名刺・封筒に記載された住所の変更、社員証やセキュリティカードの再発行などにも費用がかかります。社員1人あたり約1〜2万円が予算相場です。

○届出書類代書費用
オフィス移転に伴い、法務局などのさまざまな機関に届出を行う必要があります。行政書士に手続きの代行を依頼する場合は、約10〜20万円の費用がかかります。

なお、新しいオフィスへ移り変わることを機に、最新のコピー機やIT機器、最先端システムを導入する場合は別途費用がかかります。
オフィス移転の予算を計算する際は、移転前・移転後に必要となる費用を忘れずに盛り込みましょう。

2.オフィス移転の費用を少しでも下げるための方法3選

オフィス移転の費用は、決して安価ではありません。そのため、「少しでもオフィス移転の予算を押さえたい」「移転予算を節約して別のことにお金を回したい」という方は多いでしょう。

ここでは、オフィス移転の費用を下げるための方法を3つ紹介します。

2-1.リサイクルを活用する

オフィスを移転するために掃除しているとき、高確率でいらないものが出てきます。不用品は産業廃棄物として捨てるのではなく、リサイクル業者に不用品買取を依頼しましょう。
通常、産業廃棄物の処分には費用がかかります。しかし、リサイクル業者に不用品を売却すれば、買取費用を受け取ることができるため、移転費用の節約につながります。

また、オフィス移転に伴って什器を一新する場合も、リサイクル業者の活用がおすすめです。リサイクル業者で中古品のオフィス家具を安く購入すれば、什器代を抑えられます。
移転予算を下げたいのなら、すべて新品で揃えるのではなく、中古品も取り入れましょう。

2-2.オフィス移転の繁忙期を避ける

オフィス移転の繁忙期は、決算月と5月です。5月が繁忙期となる理由としては、「春に新入社員が入社する」「GWの長期休暇がある」という2点が挙げられます。

3月から4月にかけて新入社員が入ると人員が増え、オフィスを拡張する必要性が出てきます。また、「オフィス移転は稼働中ではなく、休暇中に行いたい」と考える企業が大半です。そのため、長期休暇のある5月は移転を検討しやすく、新しいオフィスへ移る企業が多い傾向にあります。

繁忙期にオフィスを移転すると、他の月と比べて費用が高くなるため、オフィス移転を行うのは決算月と5月以外の時期をおすすめします。

2-3.全てを一貫してサポートしてもらえる業者に依頼する

オフィスを移転する際は、内装工事や配線工事など、多岐にわたる工事が必要です。とはいえ、工事のたびに違う業者に依頼すると、費用がかさむだけでなく、多大な手間もかかります。そのため、オフィス移転に伴う工事をワンストップで対応できる業者がおすすめです。

オフィス移転をサポートしている業者の中には、リサイクルも承ってくれる場合があります。不用品が生じた際はすぐに買取を相談したり、移転時に廃棄を依頼したりできるため、融通が利きやすいというメリットがあります。

オフィス移転担当者は本来の業務のある中で並行して移転業務を遂行する必要があります。専門知識も必要になるため、移転業務はプロジェクトネジメントをおススメします。

オフィス移転はトータルサポートのある業者に依頼し、移転担当者の負荷やコスト・予算の軽減を図りましょう。

まとめ

オフィスの移転には、合計で約100〜1,000万円の費用がかかる場合もあります。できるだけコストを削減するためには、あらかじめオフィス移転にかかる予算を洗い出す必要があります。

しかし、予算を出すだけでは、移転費用を抑えることはできません。不用品買取を利用したり、オフィス移転をトータルでサポートしてくれる業者を選んだりするなど、工夫を凝らしましょう。移転時期も踏まえて慎重に検討することが、スムーズなオフィス移転につながります。

オカムラでは、オフィス移転が決まった時から、オフィスデザインや空間のご提案、レイアウト作図から移転プロジェクト管理、従業員向けの移転説明会、家具・備品の納入、あらゆる工程にワンストップで対応できます。スケジュール管理から工事業者との調整、コスト管理、プロジェクト運営までを一括して請け負うため、多忙なオフィス移転担当者様の時間的負担も大きく軽減できますので、ぜひお手伝いをさせていただきます。

この記事は2019年9月 1日に投稿されたものです

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