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オフィス移転のスケジュール|計画の立案から明け渡しまで紹介

「オフィス移転」は住居の引っ越しと比べると、行う作業が多く複雑で大変です。複雑なオフィス移転を成功させるためには、具体的にはどのような作業が必要で、いつ頃から準備を始めれば良いのでしょうか。

この記事では、「オフィス移転計画の立案」から「旧オフィスの明け渡し」までの全体的なスケジュールについて紹介します。また、「移転のプランの立て方」や「新オフィス物件の選び方」「必要な費用」などについても紹介するため、オフィス移転を検討中の方はぜひご覧ください。

1.オフィス移転の大まかなスケジュール

オフィス移転は、通常の家庭が行う引っ越しとは異なり、規模が大きく、通常業務を行いながらの作業となるため、計画的に進める必要があります。業務に支障がないようにオフィス移転を行うためには、しっかりとスケジュールを組み、一つひとつのタスクを管理しつつ、スケジュール通りに進めていかなければなりません。

ここでは、オフィス移転の際には、どのようなスケジュールを組み、移転作業を行うことで、業務に支障なく移転できるのか、詳細に説明します。

1-1.①移転計画の立案

移転計画を立案するに当たって、最初に「移転の目的」を明確にします。現在のオフィスが抱える問題点を洗い出し、本当に移転すべきか否かを様々な角度から検討することが大切です。オフィス移転は、費用も労力もかかることであり、目的が明確ではない移転は行うべきではありません。

広さや利便性、賃料など、明確な目的がある場合は、解決した際の満足度は高いものです。しかし、目的が曖昧なままの移転では、労力ほどの満足度を得ることが難しく、無駄な投資となってしまいます。

1-2.②新オフィスの選定

オフィス移転を決めたら、新しいオフィスの選定を行います。まずは、移転先の条件を決定しましょう。物件選びの条件には、現状の課題解決や利便性を重視することはもちろん、企業のブランディングも考慮して、立地やビルの内装などを決めることが重要です。具体的には、以下の点を考慮して新オフィスの選定を行います。

考慮すべきポイント 内容
立地 最寄駅からの距離やエリアのイメージ
アクセス 従業員の通勤や主な取引先とのアクセス・利便性
周辺環境 銀行や郵便局、飲食店などが近隣にあるか
予算 賃料や移転費用以外に、光熱費などのランニングコストも考慮
スペース 人員増減後の1人当たりに必要な面積から算出した広さ

取引先への案内は移転1ヶ月前をめどに行うため、移転先が決定したら、案内用のハガキを作成しましょう。また、新住所を記載した自社封筒や従業員の名刺など印刷物の作成、自社のWebサイト更新などの作業を進めます。

1-3.③6ヶ月前・旧オフィスの解約手続き

オフィスビルを退去する場合、通常退去する3ヶ月~6ヶ月前に、ビル管理会社やオーナーに対して解約予告を書面で通知することとなっています。念のために、鍵や保証金の返却期日など、退去日までに必要なことについて、契約書の内容を確認しながら進めましょう。

旧オフィスの解約手続きに要する期間を考慮すると、引っ越し日の6ヶ月前には退去を決定する必要があります。そのため、移転の計画は、移転予定の6ヶ月以上前から立て始め、退去の告知を行う6ヶ月前には、移転先と移転作業のスケジュールが決まっていることが理想です。

1-4.④5ヶ月前~4ヶ月前・新オフィスレイアウトの設定|工事の見積もり

旧オフィスの退去手続きを進めつつ、移転先が決定すると、新オフィスの図面を元にレイアウトのプランニングを行います。新オフィスのレイアウト設定段階では、内装業者や電気工事の業者を選定し、見積もりの依頼を行いましょう。

オフィスのレイアウトを設定する際の注意点としては、以下の点に留意します。

  • ・当初の移転目的が実現したレイアウトとなっているか
  • ・内装工事や設備工事を行う際に、予算内に収められるか

オフィス内だけではなく、エントランスなど共用部分のレイアウトも検討します。オフィス内における従業員の動きやすさを意識した配置を心がける必要があるため、専門会社のアドバイスを参考にしつつ決めることがおすすめです。

1-5.⑤3ヶ月前~2ヶ月前・新オフィスレイアウトの決定|工事の実施

新オフィスのレイアウトを決定した後は、業者に内装工事を発注し、工事を実施します。工事の日程によって、引っ越し日のスケジュールが決まるため、工事期間の確認は非常に重要です。

レイアウトの決定から引っ越しまでの期間に、オフィス家具や設備機器を新オフィスに合わせて取捨選択します。古くなったり不要となったりした家具やOA機器を洗い出し、廃棄業者に見積もりを出しましょう。
新規で家具やOA機器を購入する場合は、オフィスのレイアウト決定後に、商品カタログを元に選定・発注します。

効率的にオフィス移転の作業を行うポイントが、「できるだけ一つの業者に一括して依頼すること」です。引っ越し業者によっては、不要物の廃棄を依頼できる場合もあります。円滑なスケジュール進行を考えて、引っ越し会社への見積依頼や不用品廃棄は、引っ越し日の2ヶ月前までには行いましょう。

また、オフィス移転にかかる費用には、家具の購入費用や廃棄費用も含まれるため、予算組みの段階で忘れないように、注意してください。

1-6.⑥1ヶ月前~移転当日・移転手続きと新オフィスへの移転実施

内装工事が終了し、新しい家具や設備機器が納入されると、いよいよ引っ越し作業の開始です。引っ越し作業では、全体のスケジュールを見直し、荷物のチェックリストを作成して、各従業員の分担について再確認します。

引っ越し業者より梱包材が送られてきたら、少しずつ梱包作業や廃棄物の処理を始めましょう。割れ物や精密機器などの梱包は、必ず業者に確認をして、自己判断で行わないことが大切です。

荷造りなどの移転作業だけでなく、移転手続きには役所への届出や保険会社の手続きなども行わなければなりません。ほとんどの手続き書類が、移転後数日から1ヶ月以内の提出が定められているため、引っ越し後に慌てないように、事前に各種届出に必要な書類を準備しておきましょう。

1-7.⑦移転後・旧オフィスの原状回復・明け渡し

オフィス移転は、新オフィスに無事引っ越し作業が完了すれば、全てが完了というわけではありません。「旧オフィスの原状回復と明け渡し」という重大な作業が残っています。旧オフィスの退去後、原状回復工事を行い、オーナーに旧オフィスを明け渡すことで、オフィス移転の作業・手続きは完了です。

旧オフィスに入居した際、大規模な内装工事をした場合は原状回復工事の費用も大きくなります。移転費用の予算を組む際に、原状回復費用について忘れられやすいため、注意しましょう。

旧オフィスの退去時と新オフィスの入居時には、必ず移転の責任者が立ち会うようにします。旧オフィスでは、引っ越し荷物の積み忘れがないか、原状回復が完了しているかの確認を行いましょう。新オフィスでは、入居時の状態や現状回復条件の確認をしっかり行うことで、後のトラブルを未然に防げます。

2.オフィス移転の際には専門会社に依頼することがおすすめ!

オフィス移転の際には、決められた期限までに膨大な作業を計画的に進める必要があります。引っ越し期限までに、正確なスケジュールを立て、工事や引っ越しなどの業者を選定するだけでも、人員に限りのある企業にとっては、大変な作業です。会社の従業員のみで移転作業を行うこととなれば、通常業務に支障をきたす恐れもあります。

また、オフィス移転に伴って、法律で定められた書類の提出や重要な契約の手続きが必要です。オフィス移転に関する小さなミスが、会社にとって重大な問題を引き起こすこともあります。

スムーズなオフィス移転を成功させるためには、移転スケジュールや業者の手配など一括して管理できる専門会社に依頼することがおすすめです。専門会社に依頼すると、自社で移転手続きを完結する場合に比べて、管理やコンサルタントに費用がかかります。
しかし、自社で移転作業を行うよりも、はるかに社内資源の節約が可能です。さらに、余裕を持ってオフィス移転の手続きが進められるため、会社にとって重大なミスを起こすことを防げます。

まとめ

オフィス移転は、「旧オフィスの退去にまつわる作業」と「新オフィスの選定」「移転後の業務に関する準備」の3つを同時に進める必要があります。通常業務に支障がないように複雑なオフィス移転の作業を進めるためには、綿密なスケジュール管理が欠かせません。

綿密なスケジュール管理を含めて、オフィス移転に関する総合的なプランニングをサポートする専門会社が存在します。会社の新たな出発となるオフィス移転を成功させるために、専門会社に移転のプランニングを依頼することをお薦めします。

尚、オカムラでは、上記のような、スケジュール管理から、オフィスデザインや空間のご提案、レイアウト作図から移転プロジェクト管理など、あらゆる工程にワンストップで対応できます。スケジュール管理から工事業者との調整、コスト管理、プロジェクト運営までを一括して請け負うため、多忙なオフィス移転担当者様の時間的負担も大きく軽減できますので、ぜひお手伝いをさせていただきます。

この記事は2019年9月15日に投稿されたものです

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