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オフィス・事務所移転のスケジュール|レイアウト決定までの流れを紹介

「オフィス移転」は住居の引越しを想像していただけるとイメージがしやすくなりますが、当然ながらオフィス移転の場合は実施作業が多く複雑です。
複雑なオフィス移転を成功させるためには、具体的にはどのような作業が必要で、いつ頃から準備を始めれば良いのか分からない方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、オフィス移転を行う際に必要なことから、オフィス移転のスケジュールを詳細に解説します。また、移転に伴う提出書類についてもご紹介します。オフィス移転を検討中の方は、ぜひご一読ださい。

1.オフィス移転を行う際に考えるべきこと

オフィス移転を行う際は、まずは以下の2つについて考えることが重要です。

〇オフィス移転の目的をはっきりさせる
移転計画を立案するにあたり、最初に「移転の目的」を明確にします。現在のオフィスが抱える問題点を洗い出し、何のために移転するのか?移転することで何を実現したいのか?など目的やコンセプトをさまざまな角度や視点から検討することが大切です。

オフィス移転は、費用も労力もかかることなので、目的が明確ではない移転は行うべきではありません。また、目的が曖昧なままの移転では、かけたコストや労力に対して満足度を得ることが難しく、無駄な投資となってしまう可能性もあります。
そのため、オフィス移転を行う際は、まずは移転の目的をはっきりとさせることが大切です。

〇新しいオフィスの条件を決める
オフィス移転の際には、新しいオフィスに求める条件を決めることも重要なポイントです。

希望の条件が明確でない場合、物件探しに時間がかかるうえ、予算を組み立てることもできません。しかし、事前に広さや利便性、賃料など、現状の問題を解決するための条件を絞っておくことで、移転の目的に副ったオフィスに移転することができます

新しいオフィスの条件を決める場合、場合によっては事前に従業員に対して、どのようなオフィスが良いのかをヒアリングしておくことも良いでしょう。従業員の要望を聞き、取り入れることで、納得性や移転後の生産性に寄与することもできるでしょう。

2.オフィス移転を行う際に必要なこと

オフィス移転の目的や、新しいオフィスの条件が決定したら、次は移転先オフィスを選定します。移転先オフィスを選定する際は、確認すべきことが多くあります。

では、具体的にどのようなことを行えば良いのでしょうか。
ここでは、オフィス移転に伴い必要となることについて、詳しく解説します。オフィス移転をスムーズに行うためにも、ぜひ参考にしてください。

2-1.現在のオフィスの調整・移転先オフィスの決定

オフィス移転の目的と新しいオフィスの条件を明確にしたら、次に目的と条件に合った物件を探します。

それぞれに見合った物件を探すためには、物件の情報を収集することが大切です。
ますは、ホームページ上にある物件情報などを調査し、移転先の決定に必要な知識を増やします。ある程度知識が身に付いたら、次に不動産会社に物件の相談をして、下見を行います。

不動産会社に物件の相談をする際は、希望している条件をしっかりと伝えることが重要です。前もって妥協できる点についても決めておけば、スムーズに相談することができます。

物件情報の収集と相談が終えたら、次に移転先を選定します。前述したように、物件を選ぶ際には現状の課題解決や利便性を重視することはもちろん、企業のブランディングも考慮して、立地やビルの内装など決めることがポイントです。
具体的には、以下の点を考慮して新しいオフィスの選定を行います。

考慮すべきポイント内容
立地 最寄駅からの距離やエリアのイメージ
アクセス 従業員の通勤や主な取引先とのアクセス・利便性
周辺環境 銀行や郵便局、飲食店などが近隣にあるか
予算 賃料や移転費用以外に、駐車場代や共益費、光熱費などのランニングコストも考慮
スペース 人員増減後の1人あたりに必要な面積から算出した広さ

取引先への移転アナウンスは移転1ヶ月前をめどに行うため、移転先が決定したら、案内用のハガキを作成しましょう。また、新住所を記載した自社封筒や従業員の名刺など印刷物の作成、自社のWebサイト更新などの作業を進めます。

2-2.移転準備

移転準備には、主に以下の3つがあります。

〇オフィスレイアウトの決定
最初に現在のオフィスで課題となっている点を抽出しましょう。根本の問題を解決できなければ、オフィスを移転する意味がないといっても過言ではありません。
オフィスレイアウトを決定する際は、部署間同志の業務上の関係性の深さや全体の動線などを意識することがポイントです。

ただし、オフィスレイアウトには関連する法律が絡むこともあるため、設計担当者としっかり相談したうえで決定しましょう。

〇電話番号・通信会社の変更や電気配線の工事
オフィス移転の際、電話番号を変更する可能性があるでしょう。電話番号を変更する際は、前述したように取引先への連絡業務などを行うこととなるため、電話番号の変更の有無は早めに決めることをお薦めします。

電気配線の工事は、1ヶ月程度の期間が必要となる場合があります。そのため、電話番号と同様にオフィスの移転が決定したら、はやめに依頼する工事会社を選定しましょう。

〇引越し業者を選ぶ
引越しにかかる費用によって、依頼する業者を選ぶ方も多いでしょう。もちろん、引越しするうえで費用を比較し、引越し業者の選定は大切です。

しかし、新しく購入した家具を搬入したり、システムを構築したりする場合、費用面だけ見ていてはスムーズに移転先へ移ることができません。
オフィス移転のスケジュールを考慮して作業を進めてくれる業者を選ぶことが重要です。

3.オフィス移転の詳細スケジュール

オフィス移転は、通常の家庭が行う引越しとは異なり、規模が大きく、通常業務を行いながらの作業となるため、計画的に進める必要があります。業務に支障がないようにオフィス移転を行うためには、しっかりとスケジュールを組み、一つひとつのタスクを管理しつつ、スケジュール通りに進めていかなければなりません。

ここでは、オフィス移転の際には、どのようなスケジュールを組み、移転作業を行うことで、業務に支障なく移転できるのか、詳細に説明します。

3-1.半年前までに行うべきこと

前項の移転準備に加え、半年前には移転のスケジュールを詳細に決定する他、スケジュールを進行するメンバーを決定します。

◆移転プロジェクトのチームを立ち上げる
半年前には、オフィスを移転するまでのスケジュールを決定することはもちろん、移転プロジェクトのチームを立ち上げることも重要です。
オフィス移転には、膨大な時間と手間がかかります。しかし、プロジェクトチームのメンバーが中心となり移転作業を進めることで、時間と手間を大幅にカットすることが可能です。

◆解約予告を通知する
オフィスビルを退去する場合、通常退去する3~6ヶ月前に、ビル管理会社やオーナーに対して解約予告を書面で通知することとなっています。念のために、鍵や保証金の返却期日など、退去日までに必要なことについて、契約書の内容を確認しながら進めましょう。

◆大まかなオフィス移転のスケジュールを決定する
旧オフィスの解約手続きに要する期間を考慮すると、引越し日の6ヶ月前には退去を決定する必要があります。そのため、移転の計画は移転予定の6ヶ月以上前から立て始め、退去の告知を行う6ヶ月前には、移転先と移転作業のスケジュールが決まっていることが理想です。

3-2.5~4ヶ月前までに行うべきこと

5~4ヶ月前には、新しいオフィスのデザインを決める他、移転のために必要な工事の手配や契約などを行います。

◆オフィスレイアウトのプランニングを行う
旧オフィスの退去手続きを進めつつ、移転先が決定すると、新しいオフィスの図面を元にレイアウトのプランニングを行います。新しいオフィスのレイアウト設定段階では、内装業者や電気工事の業者を選定し、見積もりの依頼を行いましょう。

オフィス内だけではなく、エントランスなど共用部分のレイアウトも検討します。オフィス内における従業員の動きやすさを意識した配置を心がける必要があるため、専門会社のアドバイスを参考にしつつ決めることがおすすめです。

◆オフィス家具や什器、セキュリティーについて検討、発注する
オフィスのデザイン・レイアウトの進行と同時に、オフィス家具や什器、セキュリティについても検討します。

オフィス家具の選定・導入は、オフィスのイメージを決める重要な要素のため、オフィスコンセプトやデザインに合わせた家具の選定、全体のデザイン性の統一感と合わせ、家具が納入まにかかる納期を確認をしましょう。セキュリティに関しては、導入後の運用方法まで決めておくこともおすすめします。

◆工事の手配・契約をする
オフィスレイアウトの決定後は、工事の手配や契約を行います。
トラブルを回避するためにも、工事や契約に関することについては、各種業者と綿密な打ち合わせを行うことが重要です。

オフィス移転の各費用や予算相場について

3-3.3~2ヶ月前までに行うべきこと

3~2ヶ月前には、オフィス移転に向けた手続きや説明会などを行います。

◆移転説明会の実施
新しいオフィスへの移転に伴い、移転時のスケジュールや移転後の規則を従業員に周知します。オフィスを移転しても、移転時の目的とは異なる使い方をされてしまっては、働きやすい環境を造り出すことができません。

大規模な企業の場合は、各部署のリーダーからメンバーに移転情報を共有すると、スムーズに移転を進めることができます。

◆取引先への連絡・挨拶の準備
取引先の請求書や契約書の登録情報を変更してもらうためには、時間が必要となる場合があり、遅くても移転の1ヶ月前には挨拶状を出さなくてはなりません。挨拶状のデザインや、挨拶状を送る企業のリスト作成は、3~2ヶ月前に行う必要があります。

連絡を入れる取引先は、利用者だけではありません。取引のある金融や、各種加入団体、備品などのリース会社、業務委託機関など、連絡すべき会社はさまざまです。連絡が漏れないよう、必ず取引先リストを作成するようにしましょう。

◆社内書類の住所変更
社内には、以下のような住所や電話番号を記載したものがたくさんあります。

  • ・社判またはゴム印
  • ・印章
  • ・名刺
  • ・封筒
  • ・伝票
  • ・契約書などの各種書類

オフィス移転後に住所などの変更漏れに気付き、慌てることのないよう、余裕を持って3~2ヶ月前にそれぞれの住所を変更しておくことが大切です。

また、会社のホームページがある場合は、オフィス移転の告知や移転後の住所の掲載も忘れずに行いましょう

3-4.1ヶ月前までに行うべきこと

オフィス移転の1ヶ月前には、工事の実施や引越し作業を行います。

◆工事の実施
レイアウトの決定から引越しまでの期間に、オフィス家具や設備機器を新しいオフィスに合わせて取捨選択します。不要となった家具・OA機器を洗い出し、廃棄業者に見積もりを出しましょう。
新規で家具やOA機器を購入する場合は、オフィスのレイアウト決定後に、商品カタログを元に選定・発注します。

効率的にオフィス移転の作業を行うポイントは、「できるだけ一つの業者に一括して依頼すること」です。引越し業者によっては、不要物の廃棄を依頼できる場合もあります。円滑にスケジュールを進行させるためにも、引越し会社への見積依頼や不用品廃棄は、引越し日の2ヶ月前までに行いましょう。

◆引越し作業
内装工事が終了し、新しい家具や設備機器が納入されると、いよいよ引越し作業の開始です。引越し作業では、全体のスケジュールを見直し、荷物のチェックリストを作成して、各従業員の分担について再確認します。

引越し業者より梱包材が送られてきたら、少しずつ梱包作業や廃棄物の処理を始めましょう。割れ物や精密機器などの梱包は、必ず業者に確認をして、自己判断で行わないことが大切です。

3-5.移転当日・移転後に行うべきこと

「新しいオフィスへの引越し作業が完了すれば、オフィス移転の全てが無事に完了する」というわけではありません。旧オフィスの原状回復や明け渡し、必要書類の提出など重大な作業が残っています。

◆旧オフィスの原状回復

旧オフィスに入居した際、大規模な内装工事をした場合は原状回復工事の費用も大きくなります。さらに原状回復費用は、移転費用の予算を組む際に忘れがちな項目となるため、必ず覚えておきましょう。

旧オフィスの退去時と新しいオフィスの入居時には、必ず移転の責任者が立ち会うようにします。旧オフィスでは、引越し荷物の積み忘れがないか、原状回復が完了しているかの確認を行いましょう。新しいオフィスでは、入居時の状態や原状回復条件の確認をしっかり行うことで、後のトラブルを未然に防げます。

◆必要書類の提出
オフィス移転の当日や移転後は、荷造りなどの移転作業だけでなく、役所へ必要書類の届出や保険会社の手続きなども行わなければなりません。

各提出書類は、以下の通りです。

法務局

書類の概要提出期限
  • ①本店を移転する場合は「本店移転登記申請書」を移転前の管轄法務局に申請する。
  • ②支店を移転する場合は「支店移転登記申請書」を移転前の管轄法務局に申請する。
  • ①移転日から2週間以内
  • ②移転日から2週間以内に登記後、移転日から3週間以内に登記同一・類似照合の調査

税務署

書類の概要提出期限
  • ①事業年度や納税地、資本金額などの「異動届出書」を移転前および移転後の管轄税務署に届出する。
  • ②「給与支払い事業所等の開設・移転・廃止届出書」を移転前および移転後の管轄税務署に届出する。
  • ①移転後
  • ②移転日から1ヶ月以内

都道府県税事務所

書類の概要提出期限
移転前および移転後の管轄税務署で「事業開始等申告書」の手続き後、提出する。 移転日から10日以内

社会保険事務所

書類の概要提出期限
「適用事業所所在地・名称変更(訂正)届」を移転前の所轄社会保険事務所に提出する。 移転日から5日以内

労働基準監督署

書類の概要提出期限
  • 同一所轄内での移転の場合は「労働保険名称・所在地等変更届」「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書」「労働保険関係成立届」をその他の所轄監督署に提出する。
  • 同県内での移転の場合は新所轄監督署、県内での移転の場合は移転前の所轄監督署に廃止届出を提出する。
  • ・「労働保険名称・所在地等変更届」は移転日から10日以内
  • ・「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書」は移転の翌日から50日以内
  • ・「労働保険関係成立届」は保険関係成立から10日以内

公共職業安定所(ハローワーク)

書類の概要提出期限
新しいオフィス所在地所轄の公共職業安定所で「雇用保険事業主事業所各種変更届」の手続き後、提出する。 移転日から10日以内

郵便局

書類の概要提出期限
「転居届」を移転前の所轄郵便局に提出する。 転居先が決まったとき

消防署

書類の概要提出期限
防火管理者を変更する場合は、「防火管理者選任届」を新しいオフィスの所轄消防局に提出する。 移転後

警察署

書類の概要提出期限
社有車がある場合は「自動車保管場所証明申請書」を新しいオフィスの所轄警察署に提出する。 移転時

ほとんどの手続き書類が、移転後数日から1ヶ月以内の提出が定められているため、引越し後に慌てないように、事前に各種届出に必要な書類を準備しておきましょう。

4.オフィス移転の際には専門会社の利用がおすすめ

オフィス移転の際には、決められた期限までに膨大な作業を計画的に進める必要があります。引越し期限までに正確なスケジュールを立て、工事や引越しなどの業者を選定するだけでも、人員に限りのある企業にとっては、大変な作業です。会社の従業員のみで移転作業を行うこととなれば、通常業務に支障をきたす恐れもあります。

また、オフィス移転に伴って、法律で定められた書類の提出や重要な契約の手続きが必要です。オフィス移転に関する小さなミスが、会社にとって重大な問題を引き起こすこともあります。

スムーズなオフィス移転を成功させるためには、移転スケジュールや業者の手配など一括して管理できる専門会社に依頼することがおすすめです。専門会社に依頼すると、自社で移転手続きを完結する場合に比べて、管理やコンサルタントに費用がかかります。

しかし、自社で移転作業を行うよりも、はるかに社内資源の節約が可能です。さらに、余裕を持ってオフィス移転の手続きが進められるため、会社にとって重大なミスを起こすことを防げます。

まとめ

オフィス移転は、「旧オフィスの退去にまつわる作業」と「新しいオフィスの選定」「移転後の業務に関する準備」の3つを同時に進める必要があります。通常業務に支障がないように複雑なオフィス移転の作業を進めるためには、綿密なスケジュール管理が欠かせません。

オフィス移転を成功させるためはに、綿密なスケジュール管理を含めて、オフィス移転に関する総合的なプランニングをサポートできる専門会社に依頼するのが良いでしょう。

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この記事は2019年9月15日に投稿されたものです

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