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オフィス移転は働き方改革の見直しに最適!実態から有効な施策例まで

オフィス移転を検討する際、旧オフィスよりも働きやすいオフィスにしたいと考える企業は多いでしょう。そのため、オフィス移転は、現在の働き方を見直すうえで最適な機会であると言えます。

この記事では、オフィス移転の実態から、働き方改革を推進するためにオフィス移転を活用する重要性・施策例まで詳しく解説します。オフィス移転の担当者や、移転を検討している経営者の方に必見の情報です。

1.働き方改革に伴うオフィス移転について

ライフスタイルの多様化や、ダイバシティ、少子高齢化に伴う人材不足に対応するため、働き方改革の必要性が叫ばれています。

ワークスタイル変革に取り組むことで、従業員一人ひとりの生産性が向上するだけでなく、子育て・育児中の女性や介護問題を抱えた方、またシニア層など今まで十分に活躍する機会を失っていた方々に活躍する機会を与えることが可能になります。そのため、多くの企業では働きやすい環境を目指した施策を行っています。

1-1.オフィス移転の実態

働き方改革を理由としてオフィス移転を実施する企業は全体の3割弱を占めており、「人員増に伴い本社オフィスが手狭になった」「オフィスの賃貸契約満了のため」など直接的な理由などと肩を並べてオフィス移転の理由になっています。

オフィス移転による働き方改革のメリットには、主に以下の3つが挙げられます。

  • ・従業員のモチベーション向上・コスト削減・生産性の向上ができる
  • ・コミュニケーションを活発化できる
  • ・女性などが活躍するきっかけとなる

環境が一新されることで従業員のモチベーションアップにつながるだけでなく、通勤の利便性が高い立地に移転すれば、通勤時間を短縮につながります。より働きやすい環境になると同時に会社が従業員に支払う交通費も削減できるため、ランニングコスト削減につながるでしょう。

また、オフィス移転に伴いコミュニケーションエリアやリフレッシュスペース、フリーアドレス、ABWなどの導入により、社内のコミュニケーションの活性化や、個人のワークスタイルに合わせて場所を選択できるようなオフィスへ変革することも可能です。

従来のオフィスは、多様なワークスタイルやライフスタイルに対応しづらいという側面もありました。しかし、オフィス移転をきっかけに新しい働き方を実現できるオフィスになれば、従業員が働きやすい職場に変貌します。

さらに、新しいオフィス形態やICTなど導入することでテレワーク勤務などライフスタイル、ワークスタイルに合った働き方を選択することが可能です。そのため、今まで家庭の事情で働き方に支障の出ていた女性なども働きやすい職場となり、生産性向上につながるでしょう。

オフィス移転を成功させるためには、上記で紹介したメリットを把握したうえで、新オフィスのイメージを明確にすることがポイントです。オフィスを移転する前に、移転の目的とコンセプトを明確にしておきましょう。

1-2.オフィス移転を行う目的

実際にオフィス移転を決めた企業は、以下の目的のもとオフィスを移転しています。

  • ・人材採用を強化するため
  • ・自社のブランド強化のため
  • ・業績が好調であるため

通勤しやすく環境のいいオフィスは、多くの人材を惹きつけます。「優秀な人材を確保したい」「よりよい働きやすいオフィスにしたい」といった理由からオフィス移転を決める企業も少なくありません。

また、一流企業が多くオフィスを構える場所や同業種が集まる場所に移転することで、自社のブランド化を狙うケースもあります。

他にも、業績好調のため人員を大幅に増やす必要があることからオフィス移転を決める企業もあるなど、様々な理由でオフィス移転が行われています。

2.働き方改革を実行するうえでオフィス移転が重要な理由と有効な施策例

オフィスは、従業員にとって一日の大半を過ごす場所です。そのため、ストレスレスな職場を作ることで、生産性向上と従業員の働きやすさアップを狙うことができます。

このことから、働き方改革を実施するうえでオフィス環境を一新できるオフィス移転は、非常に重要であると言えるでしょう。

2-1.重要な理由3つ

ここでは、なぜ働き方改革でオフィス移転が重要なのかを3つに分けて詳しく解説します。

◆業務効率化のため
オフィス空間を整備することで、業務の無駄を省き、生産性を上げることが可能です。休憩スペースや集中ブースなど、様々な働き方ができるオフィス形態にすることで、メリハリをつけて仕事をすることができます。
残業の減少につなげられれば、さらに働きやすさを社内外にアピールすることが可能です。

◆多様なワークスタイルに対応するため
ライフスタイルの多様化により、テレワーク・在宅勤務を希望する従業員も増えてきています。そのため、企業としても、優秀な人材を継続的に活用するために、ぜひ取り入れたい仕組みです。
オフィス移転に伴って、働きやすいオフィスを一から構築する際に取り入れやすい制度と言えます。

◆従業員のメンタルヘルスのため
快適で通いやすいオフィス環境は、従業員がストレスなく働くためにも外せないポイントです。オフィス移転でレイアウトを一新するにあたり、休憩スペースなどを設けて、従業員がリラックスできるオフィス作りを目指す企業も近年増えています。

上記から分かる通り、オフィス移転は作業の無駄を省くだけでなく、従業員のメンタルを保つことができます。

2-2.有効な施策例

オフィス移転は働き方改革を推進するうえで、非常によい機会です。
ここでは、オフィス移転に伴う働き方改革として有効な施策例を紹介します。

◆リラックス空間を設ける
カフェスペースなど、仕事の合間に気分転換ができるリフレッシュスペースを設けることで、生産性向上につながります。さらに、不足しがちな部署や部門を横断したコミュニケーションが生まれる場にもなり、イノベーションにつながるなど、一石二鳥です。

◆集中スペースを設ける
仕事において、一人で集中して行う作業は少なくありません。そのため、メンバーとのコミュニケーションワークが捗る空間だけでは不十分です。一人席の集中スペースを設けることで、仕事にメリハリがつき、効率化を可能にするレイアウト変更を行いましょう。

中には、隣の席との間に仕切りを作ったり、半個室にしたりと、さらに集中しやすい空間づくりをする取り組みを行っている企業もあります。

◆緑化する
オフィス内に観葉植物など緑のものを置くことで、従業員の集中力をアップさせ、生産性を上げることが可能です。そのため、オフィス移転の際はぜひ緑の多い職場を目指しましょう。

上記のような施策を行うことで、仕事の生産性を上げることが可能です。

3.働き方改革におけるオフィス移転は働き方を変えるチャンス

普段の業務の中で、旧態依然としたオフィスを大きく変革することは簡単ではありません。オフィス移転は、働き方改革には欠かせないオフィス作りのまたとないチャンスです。

最後は、オフィス移転に伴う働き方改革に成功した事例を紹介します。

①移転と同時にオフィス改革とテレワーク導入を行った事例
オフィス移転に伴い集中ブースやチーム作業用スペースなど、業務内容に合わせて多様なワークスペースを選べるレイアウトに改革した事例です。レイアウト改革により席数が減ったため、テレワークを導入したところ、女性の離職率低下といった効果が見られました。

②フリーアドレスを導入した事例
固定席をやめ、毎日違う席を自由に使うことができるフリーアドレスを導入した結果、従業員同士のコミュニケーションが増えるといった効果を得ることができました。

上記で紹介した事例から分かる通り、オフィス移転の際に経営課題を解決できるようなオフィス環境やレイアウトを構築することで、様々な影響を組織全体にもたらすことができます。オフィス移転を検討している会社経営者は、今回紹介した成功事例を参考に、移転の機会を上手く利用して働きやすい環境を作りましょう。

まとめ

従業員にとって働きやすいオフィスは、優秀な人材を獲得するために欠かせない要素です。生産性向上のためにも、快適で多様なワーク・ライフスタイルを実現できるオフィスが求められています。

オフィス移転を行う理由は、企業によって様々です。しかし、どの企業もオフィス移転は働き方改革のまたとないチャンスであることは間違いありません。
企業風土や企業の課題に応えるためにも、新オフィスのイメージを明確化し、よりよいオフィス作りを目指しましょう。

この記事は2019年10月 2日に投稿されたものです

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