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オフィス移転を成功に導く4つのポイント|注意点の把握も重要

オフィス移転の成功は事業の継続においてとても重要です。オフィス移転実施が滞るもしくは、業務開始時期が遅くなればその分だけ事業で不利益が発生する可能性が高まります。
オフィス移転は滞りなく速やかに終わらせる必要があります。

そこで今回は、オフィス移転をスムーズに進めるための4つのポイントや、オフィス転移時に注意するべきことを詳しく解説します。

1.オフィス移転を成功させるためのポイントとは?

オフィスの移転を成功させるためには、以下のポイントを意識して作業を行う必要があります。

  • ・移転目的と要望の明確化
  • ・現在のオフィスの契約条件の把握
  • ・オフィス移転業者の選別
  • ・移転先予定の情報収集

ここでは、各項目について詳しく解説します。
移転をスムーズに終わらせるためにも、しっかりと確認しておきましょう。

1-1.移転目的や要望を明確にすること

オフィス移転では、まず以下の二つを明確する必要があります。

  • ・オフィス移転の目的
  • ・複数ある要望の中での優先順位づけ

事業拡大のための移転なのか、縮小のための移転であるか、また働き方改革目的など、オフィス移転の方針は大きく異なります。要望の優先順位づけを行う際にも、優先順位の決定基準として移転目的の明確化は役立つでしょう。

オフィス移転の際には、理想のオフィス、ありたい姿を描くため従業員の方々から多くの要望が集まります。
しかし、予算をはじ全ての要望を叶えることは、困難です。移転を速やかに遂行するためにも、要望に優先順位をつけるようにしましょう。

優先順位を整理することで、自社が移転先に求める条件を明確にすることができ、物件探しが捗ります。

1-2.現在のオフィスの契約条件を確認すること

オフィス移転の際には、現在のオフィスにおける契約条件の確認が必要です。契約条件で確認するべき項目は以下の二つです。

  • ・契約期間
  • ・原状回復の範囲

賃貸契約書を交わすと必ず契約期間が設けられます。もちろん、途中解約も可能ではあるものの、物件によって違約金が発生する場合があります。
オフィスの移転時期を見極めるためにも、契約期間や途中解約に伴う違約金などの再確認を行いましょう。

また、物件を退去する際には原状回復工事を行う必要があります。
国土交通省のガイドラインでは、原状回復について以下のように定義しています。

賃借人の居住、使用により発生した建物価値の減少のうち、賃借人の故意・過失、善管注意義務違反、その他通常の使用を超えるような使用による損耗・毀損を復旧すること

実際に原状回復工事を行う際の範囲は、契約内容により異なります。自社と物件側で原状回復に関する契約内容の認識で相違があった場合には、トラブルに発展する可能性もあるため、しっかりと確認するようにしましょう。

1-3.オフィス移転業者選定を慎重にすること

オフィス移転では、業者の選定も非常に重要な要素となります。当然ながら業者によってサービスは異なるため、自社の移転内容に合った業者を選ぶ必要があります。

オフィス移転で業者を選ぶ際には、以下の項目をしっかりと確認するようにしましょう。

  • ・移転実績数
  • ・移転業者の資本金
  • ・見積対応の正確性と速さ
  • ・フォローする業務範囲の広さ
  • ・アフターフォローの充実性

移転実績数と移転業者の資本金は、引っ越し業者としての信頼度を客観的に評価する基準となります。実績が不明瞭な場合には、移転時にトラブルが発生する可能性があるため、しっかりと確認・問い合わせを行いましょう。

見積りの正確性や、依頼してからのレスポンスの速さもその後の作業工程に関わるため重要な項目です。
また、見積内容においても業者選別におけるポイントがあります。見積内容では、以下の項目についてもしっかりと確認しましょう。

  • ・想定される荷物数と梱包資材の数との整合性
  • ・「一式」とまとめられている項目の内容
  • ・移転後の段ボールの回収方法

移転業者の中には、引っ越し作業だけでなく、移転先のレイアウト作成やレイアウトに合わせた電気工事などもできる業者もあります。
上記以外にも移転に関するトータルサポートを請け負っている業者に依頼することができれば、移転費用を抑えたうえで、スムーズに移転を終わらせることができるでしょう。

また、移転後のトラブル発生時のためにも、アフターフォローが充実している業者を選ぶようにしましょう。もちろん移転後にトラブルがないことが一番ではあるものの、万が一トラブルが発生した際には業務に支障が出る可能性があるため、備えておいて損はありません。

1-4.移転先予定オフィスの情報収集をすること

まずは、物件候補をさらに絞りこむために、現地に足を運びましょう。実際に働いたときのイメージがしやすくなります。
オフィスビルやオフィスの選定にあたって確認するべきポイントは以下です。

  • ・交渉材料となるオプションと実質賃料の見積り
  • ・有効面積に関する内容(天井高・柱の位置)
  • ・必要設備(トイレ・給湯室・通信設備など)
  • ・移動設備(エレベーター・駐車場など)
  • ・ビルの利用条件(入館時間帯・休館日など)
  • ・空調・照明の種類
  • ・窓の数・形・位置
  • ・什器と設置スペースとの整合性
  • ・床の耐荷重
  • ・配線方法
  • ・人数の規模に合ったスペース
  • ・メンテナンス・清掃などに関する管理の頻度や方法

移転先オフィスの利便性が、移転前より悪化するようなことがあれば、従業員のモチベーションや生産性が低下する可能性があるため、しっかりと確認しましょう。

また移転先のオフィスビルのことだけでなく、通勤する従業員のことも考え、駅などからのアクセスのしやすさについても調べておきましょう。通勤で疲れてしまうような立地では、その後の仕事においても成果が期待できません。

2.オフィス移転を成功させるために注意するべきこと

オフィス移転では、スケジュールをしっかりと組んでいても、スケジュール通りに進まない場合があります。スケジュール通りに移転を進めるためにも、以下のようなポイントに注意して、準備しましょう。

  • ・余裕のある段階で断捨離をしておく
  • ・インフラ関係を軽視しない
  • ・他のプロジェクトとの兼ね合いを考慮する

従業員が個人で所有している荷物は、思いのほか多くあります。移転当日や1週間前に荷物を整理していては間に合わない可能性があるため、少なくとも2ヵ月以上前には、荷物を整理するように周知しましょう。
移転前にある程度整理ができていれば、移転後の荷解きにかかる時間も短縮できるため、業務再開の時間が早まります。

ネット回線や電話関係などの通信インフラは、工事や移転時のトラブルを想定して対策しましょう。特に移転に合わせて新設備の導入を行う際は、事前に動作検証をしておくと、動作トラブルに悩まされる可能性は低くなります。

また移転の際には、工事のスケジュールについても確認しておきましょう。スケジュール通りに回線工事などが終わっていない場合は、業務再開までに時間がかかってしまいます。
工事は、移転までに余裕を持って終えることができるようにして依頼するようにしましょう。

移転準備と同時に、日々の業務効率も維持する必要があります。他のプロジェクトとの兼ね合いを考慮したうえで、タスクを分散させると大きな問題は発生しにくいです。
早期に作業マニュアルを作成し、従業員に周知しておきましょう。マニュアルを作成しておけば、突然大きなプロジェクトが入った際にも対応でき、移転スケジュールへの影響は最小限に留めることができます。

以上のポイントに注意し、遅れやトラブルなく移転を終え、移転後速やかに業務を再開できるようにしましょう。

まとめ

オフィス移転を成功させるためには、移転先に良いオフィスを選ぶだけではなく、移転目的の明確化や移転作業を依頼する業者の選定といった準備が重要となります。移転先のオフィスのことだけを考えるのではなく、移転後の旧オフィスの原状回復工事などもしっかりと手配しましょう。

オフィスの移転では、移転後速やかに業務を再開させる必要があります。移転に関する作業について従業員にしっかりと周知し、従業員一丸となって移転後速やかに業務が再開できるように努めましょう。

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この記事は2020年2月 4日に投稿されたものです
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