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大学でのワークブース活用事例 Case-4

青山学院大学 入学広報部入学広報課

大学でのワークブース活用事例 Case-4

青山学院大学 入学広報部入学広報課

この記事は2021年10月 6日に公開されたものです

青山学院大学 様

学生数約18,000名
2021年4月納入

大学の魅力を全国の高校生に伝えるため、
入学広報課へワークブースを導入

140年余りの長きにわたり、キリスト教信仰にもとづく教育を堅持し続ける青山学院大学。 英語教育や国際交流、SDGsへの取り組みなど、常に変革を続ける姿勢は多くの企業からも評価されています。 

そんな大学の魅力を全国の高校生へと伝える入学広報課では、オンラインガイダンスや個別相談対応のため、四人用の「テレキューブ by OKAMURA」を導入しました。 新型コロナウイルスの蔓延によって高校生向けのガイダンスもオンラインへと切り替わる中、同大学では変化に柔軟に対応することで更なる魅力の発信や学生との新しいコミュニケーション機会の創出に取り組んでいます。 

今回は入学広報課としてのワークブース活用方法や今後の展開について、入学広報部入学広報課の中丸玲奈氏にお話を伺いました。 

入学広報部 入学広報課 中丸玲奈氏
ブースを設置した入学広報部建物(総研ビル)

ガイダンスもオンラインへ

入学広報部は入試課と入学広報課に分かれており、入試課は毎年行われる入学者選抜試験の実務を担当、私たち入学広報課は入学希望者を募るための広報活動を担当しています。 

活動は全国の高校へ向けたガイダンスや進学相談会の実施、オープンキャンパスなどのイベント開催、WEBサイトでの情報発信が中心です。 コロナ禍前は各高校へ出向いてガイダンスを行うことが一般的でしたが、現在はほとんどオンラインでの実施となっています。 比較的感染状況が落ち着ている時期は近隣の高校への訪問機会もありますが、関東圏外の高校はまだほとんどオンラインですね。 対面でもオンラインでもガイダンスの中身は変わりませんので、これまで訪問することのできなかった遠方の高校にもアプローチできるようになった効果は大きいです。 高校から国公立大学への進学を優先的に薦められる地域もありますが、そのような地域の学生にも東京の私立大学の魅力を感じてもらい、進学の選択肢を広げることができればと思っています。 

キャンパス立地上の課題を解決してくれたのが、
ワークブースでした

テレキューブ by OKAMURAを導入する前は、空き教室を利用してオンラインでのガイダンスを行っていました。 緊急事態宣言下では7割以上がオンライン授業でしたが、感染状況が落ち着いてくると対面授業とオンライン授業の割合が逆転する時期もあり、次第に教室の確保が難しくなっていきました。 また、大きな教室だと無線LANを使用しなければならないため、どうしても通信環境が安定しません。 一度大学側の通信回線が途切れてしまいガイダンスを中断、後日再実施となってしまったこともありました。 

入学広報課としても、ネットワーク環境を整えたガイダンス専用の部屋を作りたいと思っておりましたが、青山という土地柄、元々スペースには限りがありました。 打開策を見出せないまま状況を部長に相談すると、以前見かけたワークブースの話をしてくれました。 早速ブースを調べてみると、一番大きなものでも、従来ミーティングスペースとして活用していたエリアを整理すれば十分設置ができるサイズ感でした。 

ガイダンス時に二人並んで画面に映る可能性や、打ち合わせでの利用も想定していたため、四人用サイズは私たちにとっては最適な大きさでした。 また、ネットワーク環境を整えたいという前提条件がありましたが、有線LANを引くことができる四人用ブースのラインナップがあったのはオカムラだけでした。 渋谷のラボオフィスにも現物を見に行きましたが、落ち着いたデザインも非常に気に入りました。 

不安なくガイダンスに集中できる、
最適な環境

現在は当初の想定通り、ガイダンスや打ち合わせで利用することが多く、職員限定の利用としています。 相模原キャンパスとの遠隔会議に使うことも多いですね。 確実に利用する時間帯は予約制で運用していますが、予約が空いていればその場ですぐに利用することも可能です。 ガイダンスは始まると30分くらいは一方的に話し続けることが多いので、マスクをしたままだと息切れ状態になってしまいますが、ブース内なら一時的にマスクを外して話すことができるので非常に快適です。 

周囲の視線で気が散らないように、納入後にロールスクリーンを設置しました。 ガイダンス中は内容を伝えたい気持ちと比例して声も大きくなりがちですが、ブース内からの音はほとんど聞こえないようで、他の職員からも好評です。 懸念していた通信上の不安も、有線LANが使えることで今ではほとんどなくなりました。 

オンラインガイダンスを定着させ、
環境差をなくしたい

入学広報課としては、今後も遠隔で地方の学生とつながることができるオンラインの利点は最大限に活用していきたいと思っています。 ただ、受け手側の高校が私立か公立か、高校の教職員がオンラインに慣れているかどうかによっても、設備やスキルなどの環境差が大きいのが現実です。 オンラインガイダンスが一般化することで、高校も大学も当たり前につながれる環境が定着してくれたらいいですね。 

また、今はイベント以外では対応できていませんが、できれば入学希望者からの直接相談を受け入れる個別相談にも常時対応できたらと思っています。 これまでアプローチすることのできなかった高校生と一人でも多くつながることができ、大学に魅力を感じてもらえれば嬉しいですね。 

編集後記

学生の就職活動に使用する事例が多い中、今回は職員がオンラインガイダンスでワークブースを使用するという興味深い納入事例でした。 元々非常に人気のある有名大学ですが、その魅力をさらに伝えるお手伝いができていると思うと、メーカー冥利に尽きます!オンラインガイダンスの定着や、学生と大学の繋がり方の変化にも引き続き注目していきましょう。 

取材日:2021年7月2日

Project’s Data

大学名
青山学院大学
所在地
青山キャンパス 東京都渋谷区渋谷4-4-25
規模 
学生数約18,000名
Webサイト
https://www.aoyama.ac.jp/

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